Fungsi Manajemen

Dalam proses pelaksanaannya, manajemen mempunyai tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dilaksanakan. Tugas ini dinamai fungsi-fungsi manajemen. Berikut ini dikemukakan fungsi-fungsi manajemen menurut pendapat beberapa ahli manajemen.

Berikut adalah para ahli yang menyajikan fungsi manajemen dalam bukunya masing masing:

1. Henry Fayol General and Industrial Management

1. Planning                    (Perencanaan)

2. Organizing                (Pengorganisasian)

3. Commanding             (Pemberian Komando)

4. Coordinating              (Pengkoordinasian)

5. Controlling                 (Pengawasan)

2. Harold Koontz dan O’Donnel  Principles of Management

1. Planning                    (Perencanaan)

2. Organizing                 (Pengorganisasian)

3. Staffing                     (Penempatan Tenaga kerja)

4. Directing                    (Pemberian pengarahan)

5. Controlling                 (Pengawasan)

3. George R. Terry Principle of Management

1. Planning                    (Perencanaan)

2. Organizing                 (Pengorganisasian)

3. Actuating                   (Penggerakan)

4. Controlling                 (Pengawasan)

4. Dr. Sondang P. Siagian Filsafat Administrasi

1. Planning                    (Perencanaan)

2. Organizing                 (Pengorganisasian)

3. Motivating                 (Pemberian motivasi)

4. Controlling                 (Pengawasan)

5. Evaluating                 (Penilaian)

5. Prof. Dr. Winardi, S.E. –

1. Planning                    (perencanaan)

2. Organizing                 (Pengorganisasian)

3. Coordinating              (Pengkoordinasian)

4. Leading                     (Kepemimpinan)

5. Communication          (Komunikasi)

6. Controlling                 (Pengawasan)

6. John D. Millet Management in the Public Service

1. Directing                    (Pemberian pengarahan)

2. Facillitating                (Pemberian fasilitas)

7. Drs. The Liang Gie Ilmu Administrasi

1. Perencanaan

2. Pembuatan Keputusan

3. Pembimbingan

4. Pengoordinasian

5. Pengendalian

8. William H. Newman Administrative Action

1. Planning                                (Perencanaan)

2. Organizing                             (Pengorganisasian)

3. Assembling Recources           (Pengolahan sumber alam)

4. Supervising                           (Supervisi)

5. Controlling                             (Pengawasan)

Untuk lebih memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai fungsi manajemen, di bawah ini diuraikan fungsi manajemen menurut G.R. Terry yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.

1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan dating yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Atau dengan kata lain, perencanaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan waktu untuk mencapai tujuan.

Perencanaan dibedakan dalam tiga jenis, yaitu sebagai berikut.

a. Perencanaan jangka pendek atau kurang dari 1 tahun.

Misalnya perencanaan strategik yang meliputi proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan dan program-program yang diperlukan untuk tujuan tersebut.

b. Perencanaan jangka menengah atau dalam waktu 1 tahun sampai dengan lima tahun. Contoh: perencanaan laba.

c. Perencanaan jangka panjang atau lebih dari lima tahun.

Contoh: perencanaan produk, perencanaan bidang penjualan, bidang teknik, bidang permodalan, dan bidang personil.

Dalam menyusun perencanaan, langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain:

- menetapkan serangkaian tujuan,

- merumuskan keadaan saat ini,

- mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan,

- mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Suatu rencana yang baik harus berpedoman pada 5 W dan 1 H, yaitu:

a. what, artinya tindakan apa yang hars dikerjakan,

b. why, artinya apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan,

c. where, artinya dimanakah tindakan itu dilaksanakan,

d. when, artinya kapan tindakan itu dilaksanakan,

e. who, artinya siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu,

f. how, artinya bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antara kelompok kerja, menetapkan wewenang relatif serta tanggung jawab masing-masing individu atas komponen kerja, dan menyediakan lingkungan kerja yang tepat dan sesuai. Dengan kata lain, pengorganisasian adalah kegiatan yang berhubungan dengan mengatur manusia atau karyawan atau pegawai.

Berikut ini alasan pengorganisasian sangat diperlukan dalam setiap kegiatan manajemen.

a. Mempermudah pelaksanaan kerja

b. Membagi-bagi kegiatan atas bagian-bagian yang khusus

c. Mempermudah pengawasan oleh pihak atasan

d. Mencegah kegiatan-kegiatan kembar dan bertumpuktumpuk atau mencegah terjadi overlaping.

e. Agar dapat menempatkan pekerja yang sesuai dengan tugas dan kemampuannya atau the right man on the right place.

f. Agar kegiatan selesai sesuai dengan rencana.

Sementara itu, untuk menyusun organisasi secara teratur harus memperhatikan tindakan-tindakan berikut ini.

- Ketahuilah tujuan-tujuan yang akan dicapai.

- Bagi-bagilah pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan kecil.

- Kelompokkanlah kegiatan tersebut ke dalam kesatuan yang praktis dan homogen.

- Gariskanlah dengan jelas dan tegas tugas-tugas yang harus dilakukan serta sediakanlah fasilitas yang memadai.

- Tempatkanlah tenaga kenja yang kompeten.

- Berilah wewenang kepada petugas yang dipercaya.

3. Actuating (Penggerakan)

Actuating adalah menempatkan semua anggota pada kelompok agar kerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi. Atau dengan kata lain, penggerakan artinya kegiatan yang berhubungan dengan memotivasi atau memberi semangat kepada karyawan atau pegawai.

Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, penggerakan adalah keseluruhan proses pemberian motivasi bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja secara ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

Actuating merupakan bagian yang sangat penting dalam proses manajemen, karena inti dari manajemen adalah penggerakan, dan inti dari penggerakan adalah memimpin (leadership). Seseorang yang dapat menggerakkan orang di bawah kekuasaannya, berarti ia dapat menjalankan manajemen, begitu juga bila ia dapat memimpin orang-orang yang ada di bawah kekuasaannya berarti ia dapat menggerakkan orang-orang itu.

Kegiatan penggerakan atau actuating biasanya akan memperoleh hasil yang maksimal apabila memperhatikan faktor-faktor berikut.

a. Memperlakukan manusia dengan sebaik-baiknya.

b. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia.

c. Menampakkan pada manusia keinginan untuk melebihi.

d. Menghargai hasil pekerjaan yang baik dan sempurna.

e. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.

f. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.

g. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Actuating maengandung definisi sebagai berikut.

a.   Actuating adalah menggerakkan orang lain secara umum.

b. Directing adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan petunjuk-petunjuk dan pengarahan.

c. Commanding adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan perintah atau komando, terkadang disertai faktor paksa.

d. Motivating adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan alasan-alasan, bimbingan, nasihat, dan dorongan.

e. Staffing adalah menggerakkan orang lain dengan menempatkannya pada fungsi-fungsi yang sesuai ataupun dengan memberikan jabatan-jabatan tertentu.

f. Leading adalah menggerakkan orang lain dengan member contoh dan teladan yang baik, membawa kepada tujuan.

4. Controlling (Pengawasan)

Pengawasan adalah proses penentuan apa yang akan dicapai (standard), apa yang sedang dilakukan (pelaksanaan), menilai pelaksanaan, dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar. Atau dengan kata lain, pengawasan adalah kegiatan yang berhubungan dengan mengendalikan atau mengawasi setiap pekerjaan serta melakukan tindakan koreksi.

Proses pengawasan dilakukan dengan tiga langkah, yaitu sebagai berikut.

a. Mengukur hasil pekerjaan.

b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standar dan memastikan perbedaan.

c. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan, baik melalui perencanaan, pengorganisasian, maupun penggerakan.

Sementara itu, fungsi pengawasan yang baik di antaranya adalah:

a. mencegah penyimpangan-penyimpangan,

b. memperbaiki kesalahan-kesalahan, kelemaban-kelemahan dan menindak penyalahgunaan serta penyelewengan,

c. mendinamisasi organisasi serta segenap kegiatan manajemen,

d. mempertebal rasa tanggung jawab,

e. mendidik pegawai atau pelaksana.

Faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan pengawasan antara lain sebagai berikut.

a. Adanya rencana yang dilaksanakan dan standar hasil.

b. Adanya ketegasan manajer pengontrol.

c. Proses pengawasan itu sendiri.

d. Penerapan strategi yang digunakan.

e. Keahlian dari manajer pengawas mulai dari menentukan kesalahan sampai melakukan koreksi.

f. Menunjuk manajer pengawas yang benar-benar mempunyai kewenangan untuk melakukan pengawasan.

g. Kinerja manajer yang ditunjuk untuk melakukan pengawasan.

Dalam melaksanakan pengawasan harus digunakan suatu metode/cara. Banyak sekali metode pengawasan yang dapat dipergunakan untuk mengendalikan dan menilai pelaksanaan, baik secara keseluruhan maupun secara bertahap. Akan tetapi pada dasarnya metode pengawasan yang dipergunakan terdiri atas tiga macam, yaitu sebagai berikut.

a. Metode observasi langsung, di mana pengamatan dilakukan langsung oleh atasan atau pimpinan terhadap pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai atau petugas dengan tidak mempercayakan orang lain yang akan mengamatinya.

b. Metode statistik, di mana pengamatan dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistik dan grafis. Biasanya statistik itu disusun dari data-data yang sudah diolah sedemikian rupa, sehingga mudah dimengerti dan dipahami.

c. Metode laporan, yaitu pengawasan dilakukan setelah diketahui kesalahan, kekeliruan, dan penyalahgunaan dari laporan yang diterima.

Adapun laporan biasanya dibuat dalam bentuk:

1) laporan lisan yaitu laporan melalui orang yang ditugaskan untuk mengawasi ataupun laporan dari pelaksana yang melakukan pekerjaan itu. Laporan itu cukup secara lisan saja, tidak perlu disampaikan secara tertulis.

2) laporan tertulis yaitu laporan yang disampaikan kepada yang berwenang dan bertanggung jawab, baik oleh pengawas maupun oleh pelaksana secara tertulis, tidak cukup secara lisan saja.